Comment sécuriser et optimiser le partage des données personnelles par vos collaborateurs ?

Des frictions et des risques juridiques liés au partage des données personnelles des employés avec leur entreprise

Dans une société où les usages numériques se déploient de façon exponentielle dans la sphère privée comme professionnelle, il reste un domaine qui laisse toujours place à de nombreux actes manuels : celui de la fourniture de justificatifs par l’employé. Avant même son arrivée dans l’entreprise, le futur employé doit fournir un ensemble de pièces justificatives qu’il transmet la plupart du temps par email ou, pour les plus chanceux, en les chargeant manuellement dans un portail self-service. Ces opérations sont souvent à répéter à chaque changement dans sa vie personnelle comme un nouveau RIB, justificatif de domiciliation mais aussi le justificatif d’abonnement transport qui est transmis régulièrement.

Ces fournitures dégradent l’expérience de l’employé en l’obligeant à réaliser des actions qu’il considère souvent fastidieuses voire à tort inutiles. Cela entraîne souvent des retards dans la fourniture des pièces ce qui est peut-être préjudiciable pour le nouvel embauché ou l’employé retardant de facto le processus d’embauche ou la production de l’acte RH associé à cette fourniture. Ceci peut être d’autant plus problématique lorsque les sociétés gèrent de gros volumes de recrutement ou d’actes RH et que les RH doivent donc itérer plusieurs fois avant de récupérer un document exploitable.

En effet, les services RH peuvent rapidement être confrontés à des risques d’erreur, de manipulation voire de répétition de demande de ces justificatifs surtout quand ils sont fournis par email et qu’ils sont de mauvaise qualité. De plus, cela peut engendrer plusieurs risques juridiques pour l’entreprise notamment si l’employé fournit des pièces falsifiées (risque du travail illégal) mais aussi au regard de la loi RGPD puisque les justificatifs transmis pouvant être stockés sur des ordinateurs ou des serveurs de fichiers non sécurisés représentent un risque fort.

Des solutions innovantes permettent un partage de données directement en ligne qui répondent à l’ensemble de ces frictions

Face à ces constats émergent différentes solutions dont le transfert d’informations directement de base de données à base de données, sur consentement de l’employé.

A titre d’exemple, la solution MiTrust permet à un utilisateur de partager, en quelques clics, des données / documents fiables (RIB/IBAN, adresse/justificatif, attestation de droit social, justificatif de transport, etc.) directement depuis ses fournisseurs de service (banque, opérateur télécom, organisme de transport, services gouvernementaux, etc.) au service qui en fait la demande (ici, son SIRH), sur son consentement et ce en quelques clics.

AVANTAGES

Les avantages sont multiples, tant pour les collaborateurs que pour les services RH.

• Pour les collaborateurs :
  • La simplification des processus d’onboarding et de collecte d’information. Qui n’a pas déjà freiné à finaliser une inscription quelconque lorsqu’il/elle se trouve face à un besoin de transmettre des justificatifs ?
  • La donnée n’étant pas altérable par le collaborateur et provenant d’une base régulée, elle est automatiquement validée par le SIRH. Plus d’itérations et d’interminables relances par le service RH dues au transfert d’un mauvais document ou d’une information invalide !
  • La mise à jour automatique des informations régulièrement demandées. Pourquoi embêter ses collaborateurs avec une demande de justificatif de transport Pass Navigo tous les mois quand une simple synchronisation avec MiTrust lors de son embauche permet de s’en passer pendant plusieurs mois ?

• Pour les services RH :
  • C’est la révolution qu’ils attendaient ! Pouvoir enfin se concentrer sur l’essentiel : l’humain, sans avoir à perdre du temps sur des tâches à faible valeur ajoutée. La donnée transmise par le collaborateur étant déjà fiable par construction, elle peut être automatiquement traitée, sans aucune saisie manuelle et extraction. Plus d’erreurs de saisie !
  • Plus de délai de traitement des dossiers RH : un service RH peut gérer un très grand nombre de dossiers en un temps record, n’ayant plus besoin de traitement manuel pour la gestion de ceux-ci
  • La variabilisation des coûts : prenons l’exemple d’une entreprise du retail ayant un fort besoin de recrutement pendant les soldes, plus besoin d’embaucher non plus des ressources humaines supplémentaires pour traiter ce recrutement, et ainsi augmenter ses coûts fixes RH, car MiTrust permet de variabiliser les coûts de traitement des dossiers
  • Enfin, la maîtrise du risque lié à la responsabilité pénale de l’employeur : que ce soit dans la limitation des fraudes aux documents, bien présentes dans certaines industries, mais aussi dans la gestion des données personnelles. Plus de papiers volants, de dossiers mal archivés ou trop de données reçues : seules les données nécessaires sont transmises à l’employeur

3ème partie : le partage de données en ligne de l’employé à l’employeur, reflet de la politique de l’entreprise et de la marque employeur

La marque employeur résulte en partie de l’ensemble des interactions qu’un futur employé ou collaborateur existant a avec son employeur, et donc des outils nécessaires à ces interactions. Les solutions innovantes de transfert de données sont donc au cœur de la stratégie marque employeur

MiTrust est une solution concrète de « frugalité numérique » et participe ainsi à deux enjeux majeurs auxquels font face les employeurs aujourd’hui :

• L’enjeu écologique : Le processus zéro papier, le non double-stockage dans un coffre-fort électronique, l’utilisation de justificatifs d’origine de poids informatique modeste… contribuent à limiter au maximum l’impact environnemental
• L’enjeu lié aux données personnelles : seules les données nécessaires sont transmises par le fournisseur, selon le principe de la Minimisation de données (art. 5 du RGPD). Via un intermédiaire de confiance type MiTrust, l’employé contrôle ce qu’il partage à son employeur

Conclusion

Les services RH ont vu ces dernières années de nombreuses avancées dans les outils digitaux liés à la gestion des dossiers employés. La digitalisation des bulletins de paie ou la signature électronique par exemple. Sujets de curiosité il y a quelques années, véritables évidences désormais. Nul doute que le transfert de données en ligne sera la prochaine !

À propos d’HR Path

HR Path, acteur expert et engagé des ressources humaines, accompagne les entreprises pour qui le capital humain est au cœur de leur transformation digitale. Advise, Implement & Run sont les 3 leviers du groupe HR Path mis au profit de la performance RH des organisations. Créé en 2001 à Paris (France) et fort de ses 1000 talents, HR Path conseille, intègre et opère pour plus de 1300 clients dans 16 pays. Son chiffre d’affaires s’élève à ce jour à 110 millions d’euros.

À propos de MiTrust

MiTrust, intermédiaire de confiance pour le partage de données personnelles et professionnelles. La solution permet aux utilisateurs de partager des données fiables directement depuis des fournisseurs de service régulés (banques, opérateurs télécom, services gouvernementaux, etc.) en quelques clics, en temps réel et sous leur strict contrôle. Créée en 2018, la startup est basée en France et en Allemagne. Elle est actuellement présente dans 4 industries (services financiers, ressources humaines, économie collaborative, conformité fournisseurs).