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Créer une meilleure expérience employé grâce à l’automatisation intelligente

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L’intégration est déterminante pour le succès à long terme de toute nouvelle embauche. Elle donne l’occasion à l’employeur d’avoir un premier contact positif et d’augmenter considérablement les chances de faire de ces récentes recrues des contributeurs importants pour l’organisation. Il s’agit également de la première étape vers l’un des principaux défis auxquels les dirigeants d’entreprise sont confrontés : la fidélisation des talents.

L’importance de l’onboarding est trop souvent minimisée. La majorité pense que celle-ci consiste simplement à remplir les formalités administratives officialisant l’entrée d’un employé au sein d’une organisation. Bien qu’il s’agisse d’un élément essentiel, il vous faut réfléchir à une manière d’améliorer l’accueil des collaborateurs. Cette étape fait partie intégrante de l’expérience employée globale visant à acclimater les nouveaux talents à la culture de votre entreprise.

Les meilleurs programmes d’intégration combinent une formation à long-terme avec un soutien aux travailleurs, ainsi que des check-ins et feedbacks réguliers. Les nouvelles recrues ont alors plus de facilité à s’intégrer pleinement dans leurs rôles.  Ce processus leur offre aussi de nombreuses occasions d’interagir avec les managers, les collègues et les équipes de direction. Ces échanges garantissent la réussite de chacun.

 

Voici 7 conseils à appliquer pour optimiser l’onboarding dans votre société :

#1 : Automatiser la paperasse

Compléter les documents administratifs nécessaires à l’embauche et traiter les demandes hors RH  (demande de matériel informatique, de badges, accès aux applications métiers, etc.) font partie intégrante de l’onboarding, néanmoins ils ne doivent pas constituer une priorité. Les services RH peuvent accélérer une partie de leurs responsabilités grâce à l’automatisation de ces processus standards.

La RPA* excelle dans l’extraction et la saisie d’informations pertinentes provenant de formulaires. Son objectif premier est d’attirer de potentielles recrues dans les services comme la paie, l’informatique, l’habilitation de sécurité, etc. Plus précise que les humains, elle permet aux RH de se concentrer sur la partie la plus significative de l’intégration, en veillant à ce que les employés s’adaptent bien à leurs nouveaux postes.

 

#2 : Accueillir chaleureusement

Un accueil convivial favorise directement l’intégration d’une nouvelle recrue au sein d’une organisation. Cet effort nécessite l’implication de la totalité des départements avec des présentations digitales ou en face à face.

Il s’agit d’une attention particulière permettant aux collaborateurs de se sentir valorisés et reconnus lors de leur entrée dans l’entreprise. Cela peut également aider à réduire le taux de turnover des récentes recrues, à accroitre leur engagement et à créer les conditions pour de bonnes relations de travail.

 

#3 : Créer un parcours employé

Semblable à un parcours client, l’établissement d’un parcours employé est une occasion de créer une feuille de route garante de succès. Il sert de support visuel illustrant les différents jalons que vont chercher à franchir les talents dans l’entreprise.

Le but est d’identifier les objectifs professionnels de ces employés ainsi que les différentes étapes à passer pour les atteindre. Les avantages vont dans les deux sens. Les employés ont la possibilité de fixer des attentes raisonnables quant à leurs missions, ce qui peut accroitre par la suite leur performance. Le manager peut également évaluer leurs priorités, voir comment celles-ci s’inscrivent dans les objectifs de l’entreprise et utiliser ces informations pour aider les deux parties à les atteindre.

 

#4 : Favoriser les relations avec la hiérarchie

Un excellent moyen d’améliorer les étapes du processus d’accueil est de programmer un moment d’interaction entre les nouvelles recrues et leur hiérarchie. Bien qu’il y ait un intérêt à faciliter les relations de groupe, les interactions individuelles sont idéales pour établir les attentes relatives au poste, tout en permettant aux supérieurs d’apprendre à connaitre leurs collaborateurs. Idéalement, plusieurs entretiens sont à organiser entre les nouveaux employés et leur manager pour s’assurer que tout se passe bien.

 

#5 : Mettre en place des partenaires ou des mentors

Pour créer une bonne expérience collaborateur, il est pertinent d’associer les nouvelles recrues à des collaborateurs ayant l’ancienneté nécessaire pour les accompagner sur la prise de poste. Ils peuvent servir de mentors ou de conseillers pour optimiser les interactions avec les clients ou appréhender leur nouvel environnement de travail. Ils sont également présents lorsque les nouvelles recrues ressentent le besoin de se confier.

Ces unions leur offrent une occasion informelle de mieux connaitre leur organisation du point de vue d’un initié.

 

#6 : Prolonger le processus

Une erreur courante est de considérer l’intégration comme une brève série d’actions limitées à une ou deux semaines. La meilleure approche est de prolonger ce processus d’au moins un an afin d’accompagner et de soutenir les employés une fois qu’ils sont embauchés.

A titre d’exemple, la formation doit se dérouler sur plusieurs mois, en commençant par les informations essentielles puis progressivement spécifiques au poste. Les résultats montrent que les processus d’intégration les plus longs accélèrent l’acquisition des compétences des nouveaux employés de près de 35%.

 

#7 : Vérifier et demander un feedback

L’un des meilleurs moyens d’améliorer les actions liées à l’intégration des employés est de demander régulièrement un feedback des récentes recrues. Cela devrait être une affaire d’équipe comprenant mentors, coéquipiers et managers. L’objectif est d’obtenir un retour des nouveaux collaborateurs sur leur ressenti, de même que sur ce qui fonctionne et ne fonctionne pas pour eux dans l’entreprise. Idéalement, ce feedback prendra la forme d’interactions formelles et informelles, pouvant allant d’un e-mail à une réunion d’équipe.

 

Toutes ces actions peuvent contribuer à la fidélisation des collaborateurs.

Finalement, l’objectif de l’intégration est d’augmenter le taux d’attention, la productivité et l’engagement des employés. Les organisations doivent déployer et faire appliquer ce processus d’accueil par les équipes RH.

Celui-ci a inévitablement pour but d’acclimater les récentes recrues à la culture d’entreprise. Toutefois, en se focalisant sur ses implications plus larges, l’intégration est un moyen considérable pour aider les nouveaux collaborateurs à intégrer leurs rôles et ainsi bénéficier à l’entreprise.

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