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Externaliser sa paie : Avantages et points d’attention

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Dans une optique d’efficience, les entreprises mobilisent de plus en plus leurs collaborateurs sur leur activité principale et sur des tâches à forte valeur ajoutée afin d’assurer une meilleure qualité de leurs services. Ceci explique pourquoi la paie est de plus en plus confiée à des prestataires externes.

Toutefois un certain nombre de facteurs doivent être pris en compte par l’entreprise avant d’opter pour ce choix : il lui faut mesurer les coûts et les bénéfices, aussi bien en termes d’argent que de temps et de sécurité, de cette externalisation.

Pour cela, voici une présentation synthétique des avantages et des points d’attention que l’entreprise doit intégrer dans sa réflexion avant de prendre sa décision.

Avantages :

  • Sécurité et assurance quant aux questions juridiques
    Externaliser sa paie auprès d’experts assure un résultat conforme à la législation en vigueur : en effet, sans cesse en mouvements, les réglementations juridiques sont constamment analysées par les sociétés de gestion de paie et mises à jour de manière instantanée, ce qui évitera des possibles litiges avec les collaborateurs.
    Les litiges avec l’URSSAF et d’autres organismes sociaux dus à des erreurs sont également minimisés.
  • Gain de temps
    Si les compétences ne sont pas acquises en interne, externaliser la paie de l’entreprise permettra à l’entreprise d’économiser du temps et de l’argent dans la formation et le recrutement notamment.
  • Simplification du processus
    Aucune perte de temps également avec les logiciels de gestion de paie, qui sont complexes et nécessitent une certaine expertise. L’entreprise ne sera, la plupart du temps, qu’en rapport avec une interface simplifiée, en plus de son interlocuteur dédié.
  • Meilleur contrôle des coûts
    Les coûts internes liés à la paie (directs et indirects) sont souvent difficiles à mesurer (ex : paramétrage, exploitation, évolution du logiciel …). L’externalisation permet de les réduire tout en maîtrisant mieux le budget global en incluant les coûts externes.

 

Points d’attention :

  • Choix du prestataire
    L’ensemble des avantages définis ci-dessus ne sont valables que si le prestataire choisi est un professionnel qui correspond à vos attentes. Il faut donc faire un véritable benchmark des prestataires potentiels : tarifs, solutions de gestion, disponibilité, relations interpersonnelles, digitalisation, évolutivité… autant de facteurs à prendre en compte pour votre choix.
  • Perte de compétences en interne
    En déléguant une entreprise perd forcément en maitrise sur ce qu’elle externalise. Il faut donc avoir confiance en votre prestataire. Des questions sont à se poser : Est-ce que je souhaite tout externaliser ? Quel périmètre d’intervention je donne à mon prestataire ? Y a-t-il des compétences que je souhaite conserver en interne ?
    Quoiqu’il en soit, l’externalisation de la paie ne dispense pas de la gestion de certains paramètres tels que la gestion du pointage et les absences, ni d’une vérification.

 

Tableau récapitulatif :

AVANTAGES INCONVENIENTS
  • Assurance quant aux questions juridiques
  • Sécurité, permanence de la prestation
  • Gain de temps
  • Simplification du processus
  • Meilleure maîtrise du budget
  • Choix du prestataire
  • Perte de compétences en interne
  • Situation de dépendance vis-à-vis d’un prestataire
  • Difficultés à en changer ou à réinternaliser

Avant de signer le contrat qui la liera à son prestataire, l’entreprise doit décider de son niveau d’externalisation. Il en existe quatre : le matériel et l’hébergement, la maintenance (TMA), le matériel et la maintenance (ASP ou SaaS – base mutualisée entre plusieurs clients), et le processus en lui-même et ses acteurs (BPO).

Si votre entreprise décide d’externaliser, il est conseillé de mettre en place cette externalisation de paie à la date du 1er janvier afin de faciliter la démarche.

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