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La digitalisation des Ressources Humaines

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La digitalisation de nos espaces de travail s’accompagne de nombreuses opportunités. Grâce à des solutions technologiques axées « utilisateur », des données adéquates et une stratégie de gestion des compétences adaptée, les responsables des ressources humaines ont la possibilité de transformer leurs organisations et de faire progresser les entreprises.

Nous énonçons ici quatre résultats clés qui peuvent être obtenus grâce à la digitalisation des ressources humaines, et abordons la mise en œuvre de la transformation digitale dans les RH.

Quatre résultats clés qui peuvent être atteints grâce à la digitalisation des RH :

  1. Adapter votre stratégie d’entreprise à vos collaborateurs par le biais des données et accompagner les dirigeants sur la connaissance des talents pour prendre des décisions cruciales en temps utile
  2. Dévoiler le potentiel de votre main-d’œuvre grâce à une technologie intégrée qui permet une gestion, un développement et un déploiement de votre personnel basés sur les compétences
  3. Améliorer l’expérience des employés en déployant l’automatisation, l’IA et les chatbots pour fournir en temps réel une interface utilisateur qui simplifie les processus, politiques et systèmes des RH
  4. Atteindre des degrés de conformité plus élevés en matière de sécurité des données et de traitement des informations personnelles grâce à l’automatisation et à la rationalisation des processus

 

  1. Adapter votre stratégie d’entreprise à vos collaborateurs par le biais des données et accompagner les dirigeants sur la connaissance des talents pour prendre des décisions cruciales en temps utile

Dans les périodes de changement et de challenge, les technologies basées sur la donnée jouent un rôle essentiel pour orienter la prise de décision des cadres et générer de la valeur.  Cependant, nous constatons que les données des RH sont souvent cloisonnées dans de nombreux systèmes différents, desservant la fonction RH dans son ensemble. Il est de ce fait plus complexe de relier la stratégie des ressources humaines aux mesures globales de l’entreprise et ce, à cause du manque de cohérence des systèmes.

Connaître son organisation grâce aux données n’est pas une question de rapport cyclique.  Il s’agit d’avoir une vision globale des talents grâce à des données coordonnées, d’en comprendre le contexte et de produire des informations alignées sur les mesures de l’entreprise.  La gestion des données, le reporting et les tableaux de bord technologiques permettent de générer en temps réel des informations primordiales qui aident les dirigeants à répondre aux besoins immédiats de l’entreprise dans un environnement dynamique.

 

  1. Dévoiler le potentiel de votre main-d’œuvre grâce à une technologie intégrée qui permet une gestion, un développement et un déploiement de votre personnel basé sur les compétences

Connaître les compétences requises pour mettre en œuvre votre stratégie commerciale est la première étape, mais quelle est la suivante ?  Être en mesure d’évaluer qui possède actuellement les compétences requises, déterminer quelles sont les nouvelles compétences nécessaires en interne et avoir accès à un vaste réservoir de talents capables de mettre en œuvre ces compétences.  Ce sont les éléments essentiels au maintien de l’avantage concurrentiel d’une organisation et cela nécessite l’élargissement de l’ensemble des données actuellement utilisées dans la gestion des talents et la R&D.

Pour rester compétitif dans un environnement commercial en mutation et pour assurer la pérennité de nos organisations, il faudra, en partie, revaloriser la main-d’œuvre.  Pour reconvertir efficacement votre main-d’œuvre, vous devez avoir accès à un ensemble de données qui évoluent en permanence et qui tiennent compte du moment, du lieu, de la manière et de la nature de l’apprentissage des employés.  Les technologies d’IA peuvent aider les employés à acquérir des habitudes d’apprentissage cohérentes et leur donner la possibilité de se former dans le cadre de leur travail par la mise en pratique, tout en reconnaissant et en récompensant l’acquisition de ces compétences.

La gestion totale des talents basée sur les compétences grâce à une technologie intégrée aidera les organisations à s’adapter et à s’assurer que les personnes possédant les bonnes compétences sont déployées sur des projets à fort impact, ou pour résoudre des problèmes critiques des clients. Cette approche ouvre l’accès à un large réservoir de talents qui comprend des employés permanents, des employés occasionnels, des consultants, des partenaires et le marché du travail.  La gestion globale des talents basée sur les compétences nécessite une vision large et l’accès à un réservoir de talents multicanaux qui est développé et géré en fonction des compétences essentielles requises pour atteindre les résultats commerciaux.

 

  1. Améliorer l’expérience des employés en déployant l’automatisation, l’IA et les chatbots pour fournir en temps réel une interface utilisateur qui simplifie les processus, politiques et systèmes des RH

Le développement de la technologie grand public a modifié les attentes des utilisateurs d’applications professionnelles. La plupart des organisations doivent donc encore modifier des systèmes et des processus obsolètes, lourds et parfois très manuels. L’infusion de services de données dans un nombre croissant d’aspects de la vie (pensez à Netflix, Spotify et Amazon) a eu un effet de retombées, puisque 70 % des employés s’attendent désormais à une expérience utilisateur personnalisée au travail.

Heureusement, nous pouvons introduire l’IA, les chatbots et l’automatisation dans les processus et fonctions RH standard et quotidiens pour améliorer l’expérience des employés. Les plates-formes d’apprentissage basées sur l’IA aident les équipes de formation à passer de la création de contenu à la création de modes opératoires qui peuvent être intégrées au flux de travail : elles permettent un apprentissage personnalisé et social, et font du développement des compétences une activité intégrée aux routines quotidiennes. Les chatbots permettent d’enregistrer les absences maladie en temps réel. Des tableaux de bord automatisés et intelligents permettent d’accéder facilement aux données personnelles, aux soldes de congés et aux événements à venir instantanément sur l’appareil mobile d’un employé.

Améliorer l’expérience des employés grâce à la digitalisation est un processus de conception continu qui se développe au fil du temps : à mesure que vous mettez en œuvre les changements de conception, vous devez évaluer leurs effets sur les employés, les réviser si nécessaire et aller de l’avant.

 

  1. Atteindre des degrés de conformité plus élevés en matière de sécurité des données et de traitement des informations personnelles grâce à l’automatisation et à la rationalisation des processus

Les formulaires papier, les contrats et autres documents importants concernant les employés demandaient traditionnellement beaucoup de traitement manuel, présentant des risques de manipulation des données et nécessitant de grandes surfaces de stockage. Les processus technologiques peuvent vous aider à vous conformer aux exigences en matière de données et d’informations personnelles et à réduire les besoins de stockage.

L’Automatisation des Processus Robotiques (RPA) est une technologie permettant d’effectuer des tâches répétitives et fastidieuses dans un processus qui ne nécessite pas de connaissances, de compréhension ou de perception spécifiques. La RPA peut effectuer des transactions telles que la manipulation de données structurées ou semi-structurées, interagir avec d’autres systèmes (outils de bureau, ERP, ordinateurs centraux, etc.) et déclencher des actions (envoyer un courrier électronique, appeler un programme, etc.). La RPA s’applique à la collecte de données personnelles par l’intégration, la gestion des modifications de données personnelles et le rassemblement de documents lorsque les informations doivent être saisies dans un ou plusieurs systèmes et figurer dans le dossier personnel de l’employé. L’application de la RPA à ces types de processus minimise le traitement des données sensibles et rationalise le processus pour obtenir un résultat plus efficace et plus efficient.

La numérisation des documents est un autre domaine des processus des RH que la digitalisation peut améliorer. Il s’agit de prendre les documents papier existants dans le dossier personnel de l’employé et de les convertir en format numérique pour en faciliter l’accès et en améliorer l’efficacité du stockage. Cela apporte des avantages en termes de productivité personnelle (moins de manipulations manuelles), de productivité des processus (traitement plus rapide, accès aux données en temps réel) et de contrôle (réduction des risques et augmentation de la conformité).

 

Nos recommandations pour la mise en œuvre de la transformation digitale dans le domaine des RH

HR Path encourage ses clients à adopter une approche globale de la digitalisation des ressources humaines. Examinez vos systèmes et processus actuels et évaluez les besoins futurs de l’organisation, puis évaluez de manière critique quelle solution technologique intégrée répond au besoin. Votre plateforme RH de base constituera le socle sur lequel vous pourrez agir pour répondre à vos besoins. Élaborez une feuille de route évolutive et adoptez une approche par étapes pour atteindre le résultat.

Quelques conseils à prendre en compte :

Commencez par la fin : identifiez les véritables paramètres qui déterminent l’efficacité et tenez compte à la fois de l’expérience des personnes et des résultats commerciaux en accord avec votre stratégie.

Commencez maintenant, testez, examinez, révisez : utilisez le processus pour affiner votre résultat. Construire un prototype, le piloter avec un groupe restreint, observer, affiner, répéter avec un groupe plus important. Le passage au digital est une évolution qui nécessite un développement continu et délibéré lié à des résultats mesurables.

Examinez les processus : analysez vos processus actuels pour comprendre ceux qui ont encore une utilité et ceux qui peuvent être améliorés grâce à la technologie.

Utilisez la technologie comme un catalyseur : veillez à ne pas se contenter d’optimiser l’efficacité par rapport à l’expérience de l’utilisateur. Trop souvent, la transformation numérique est simplement considérée comme la correction d’un déficit technique ou informationnel grâce à des outils, des applications, des processus et des formations plus modernes. La technologie est un facilitateur et nous devons réfléchir à la manière d’en humaniser l’expérience.

Développez les compétences : la volonté de numériser votre espace de travail peut facilement dépasser vos capacités et vos ressources existantes. Prenez le temps d’évaluer les capacités actuelles par rapport aux besoins futurs et d’identifier les lacunes, puis élaborez et activez un plan qui renforce les compétences et rassemble les technologies, les données, les processus et les personnes.

Accompagnez le changement : appuyez-vous sur les principes des neurosciences et de la réflexion sur le design, et veillez toujours à ce que tout ce que vous faites puisse être expliqué simplement, mais avec passion. Faites en sorte que ce soit un processus itératif et déployez des techniques de coup de pouce pour aider les gens en cours de route. Envisagez une application à plusieurs vitesses, avec des étapes de déploiement claires et des indicateurs de performance clés, afin que les personnes/groupes sachent quand ils sont prêts à progresser.  Cela permet aux collaborateurs d’évoluer et d’adopter les technologies à leur propre rythme, ce qui réduit la peur et augmente l’acceptation.

 

Auteur: Vanessa McPherson, General Manager HR Path Australia